Згідно із розрахунками Центру соціально-економічних досліджень – CASE Україна витрати для середньостатистичного підприємства на оформлення актів виконаних робіт (наданих послуг) сягають 2000 – 4000 грн. на місяць, а в масштабах економіки зайві витрати підприємців сягають до 34 млрд грн на рік.
Також частина контрагентів за будь-яких умов вимагають паперову копію актів і наполягають на обміні документами засобами стандартного поштового зв’язку (або кур’єром).
Відповідно до опитування, проведеного CASE Україна, 74% власників та керівників підприємств позитивно оцінюють можливість відмови від використання актів виконаних робіт.
Між тим розвиток фінансових технологій вимагає нових, більш сучасних та ефективних інструментів.
Тому проектом Закону України «Про використання рахунків-фактур в операціях з виконання робіт (надання послуг)» (№8125 від 13.10.2022) пропонується, що основним документом, підтверджуючим фактичне виконання робіт та/або надання послуг, стане рахунок-фактура (інвойс).
На сьогоднішній день немає універсального підходу для визнання рахунку (інвойса) первинним бухгалтерським документом.
Мінфін у листі від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339 зазначив, що оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами.
Однак, дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, момент фактичного надання послуг і оплата згідно з рахунком можуть суттєво різнитися у часі.
Тому оплата виставленого рахунку не дає відповіді на головне питання, а саме про дату фактичного виконання робіт (надання послуг), що у свою чергу викликає питання щодо виникнення податкових зобов’язань.
Згідно зі ст. 187.1 Податкового кодексу України датою виникнення податкових зобов’язань з постачання товарів/послуг вважають дату, яка припадає на податковий період, упродовж якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше:
– дату зарахування коштів від покупця/замовника на банківський рахунок платника податку як оплату товарів/послуг, що підлягають постачанню, а в разі постачання товарів/послуг за готівку – дату оприбуткування коштів у касі платника податку, а в разі відсутності такої – дату інкасації готівки у банківській установі, що обслуговує платника податку; – дату оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку.
Тобто підхід, який допускає визнання рахунку-фактури (інвойса) первинним бухгалтерським документом лише у разі оплати, незалежно від інших способів акцепту з боку замовника/покупця, є занадто вузьким.
На сьогоднішній день бухгалтерський облік вимагає від підприємців обов’язкового оформлення документів (актів виконаних робіт/послуг).
Продовжується практика використання актів виконаних робіт (наданих послуг), які не передбачені жодним нормативно-правовим актом.
Водночас використання актів виконаних робіт (наданих послуг) супроводжується:
– складністю ведення бухгалтерського обліку;
– необхідністю фізичного підписання актів виконаних робіт;
– необхідністю контролювати надходження підписаних контрагентом актів виконаних робіт та обліковувати їх;
– обов’язковістю пред’явлення актів у паперовому вигляді податковим органам для підтвердження факту надання послуг;
– необхідністю багаторазового пересилання документів внаслідок багатоепізодного узгодження обсягу виконаних робіт (наданих послуг);
– відсутністю єдиного та універсального підходу до оформлення документів;
– необхідністю підготовки суб’єктом підприємництва актів нетипової форми для підприємства-контрагента;
– значністю фінансових та часових витрат внаслідок поширення паперової форми документів;
– нерозумінням в іноземних контрагентів, небажанням мати справу з українськими виконавцями робіт або використання певних маніпуляцій, що у свою чергу призводить до зменшення валютної виручки.
Тому основним завданням прийняття проекту Закону є врегулювання відносин, пов’язаних з обігом рахунків-фактур (інвойсів) у сфері виконання робіт (надання послуг).
Стаття 2 Законопроекту передбачає, що основним документом, підтверджуючим фактичне виконання робіт (надання послуг) має стати належним чином прийнятий рахунок-фактура. Обіг рахунків-фактур здійснюватиметься за принципом диспозитивності, тобто сторони (замовник і виконавець робіт, послуг) самостійно визначають форму, зміст, обсяг та достатність даних, необхідних для підтвердження виконання робіт (надання послуг).
У разі відсутності договору, рахунок-фактура може виступати договором за сукупності таких умов: даний факт визнається обома сторонами; виконання робіт та/або надання послуг носить разовий характер; рахунок-фактура містить реквізити, що дозволяють визначити взаємні права та обов’язки сторін.
Рахунок згідно статті 3 проекту Закону повинен містити наступні обов’язкові реквізити:
- дата виставлення; назва та реквізити виконавця робіт (надавача послуг);
- зміст та обсяг виконаних робіт та/або наданих послуг; вартість виконаних робіт та/або наданих послуг або сума передоплати; платіжні реквізити;
- посади відповідальних осіб; особистий підпис, відбиток печатки, кваліфікований електронний підпис або інший засіб, що дає змогу ідентифікувати відповідальну особу виконавця робіт (надавача послуг).
Виконавець робіт (надавач послуг) також може зазначати інші необхідні дані. Рахунок-фактура може бути виставлений в електронному вигляді з дотриманням вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
Законопроектом пропонується внесення змін до частини четвертої статті 882 Цивільного кодексу України щодо викладення її у наступній редакції:
«Передання робіт підрядником і прийняття їх замовником оформляється шляхом виставлення та прийняття (акцептом) рахунку-фактури, у тому числі в електронному вигляді. Відмова замовника від прийняття (акцепту) рахункуфактури не позбавляє підрядника права вимагати виконання замовником зобов’язання щодо оплати робіт. Неприйнятий (неакцептований) рахунок-фактура може бути визнаний судом недійсним лише у разі, якщо мотиви відмови замовника від прийняття (акцепту) рахунку-фактури визнані судом обґрунтованими».
Не можна не погодитись із ініціаторами законопроекту, що його прийняття дозволить запровадити єдиний та універсальний підхід до оформлення документів , спростити ведення бухгалтерського обліку та зменшити необхідність перевірок з боку податкових органів.