Які терміни передбачені для зберігання документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів?
Пунктом 44.1 ст. 44 ПКУ передбачено, що для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Згідно з абзацом першим п. 44.3 ст. 44 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше, зокрема:
– 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст.ст. 39 і 39-2 ПКУ (трансфертне ціноутворення);
– 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються суб’єктами господарювання (юридичними особами та ФОП, ФО, що проводять незалежну професійну діяльність), у тому числі тими, які обрали спрощену систему оподаткування; нерезидентами, які здійснюють господарську діяльність на території України через постійне представництво; іноземними компаніями; неприбутковими підприємствами, установами та організаціями, визначеними п. 133.1 ст. 133, п.п. 133.2.2 п. 133.2 та п. 133.4 ст. 133 ПКУ, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з п.п. 44.3.1 п. 44.3 ст. 44 ПКУ (п.п. 44.3.2 п. 44.3 ст. 44 ПКУ);
-1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 п. 44.3 ст. 44 ПКУ (п.п. 44.3.3 п. 44.3 ст. 44 ПКУ);
– 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (п.п. 44.3.4 п. 44.3 ст. 44 ПКУ).
Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ст. 44 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії) (абз. 6 п. 44.3 ст. 44 ПКУ).
У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ст. 44 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву (абз.7 п. 44.3 ст. 44 ПКУ).
Відповідно до п. 44.4 ст. 44 ПКУ, якщо первинні документи пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення – рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ст. 44 ПКУ, а саме: 2555 днів або 1825 днів, або 1095 днів відповідно.
Згідно з абзацами першим – другим п. 44.5 ст. 44 ПКУ у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пп. 44.1 і 44.3 ст. 44 ПКУ, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України від 13 березня 2012 року № 4495-VI зі змінами та доповненнями або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.
Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
У разі неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (щодо перевірок платника податку, який має право на бюджетне відшкодування, визначених ст.200 ПКУ) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів.
У випадку процедури припинення діяльності суб’єкта господарювання, документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менш як 1825 днів з дня подання податкової звітності (2555 днів – щодо трансфертного ціноутворення відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 ПКУ).