Підповідно до підпункту 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 р. № 88 у разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності керівник підприємства, установи повинен:
- Письмово повідомити про це правоохоронні органи;
- Наказом призначити комісію.
Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Комісія встановить перелік відсутніх документів, розслідує причини їх втрати або знищення та складе акт, який затверджується керівником підприємства, установи.
Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також територіальним органам центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику, державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, та центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну митну політику, державну політику у сфері боротьби з правопорушеннями під час застосування законодавства з питань митної справи, – підприємствами та місцевому фінансовому органу – установами, в 10-денний строк.
- Письмово повідомити орган ДПС у п’ятиденний строк із дня події за місцем обліку (п. 44.5 ПКУ).
Відновити втрачені документи потрібно протягом 90 календарних днів із наступного дня після того, коли орган ДПС отримав повідомлення.
Якщо первинку втрачено через бойові дії?
Відповідно до п. п. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ установлено, що до платників податків/податкових агентів, які провадили діяльність на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями Російської Федерації, і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень ст. 44 ПКУ застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.
Отже, підставами неможливості пред’явлення первинних документів є неможливість їх вивезти або якщо вивезення первинки пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.
При втраті та/або неможливості вивезення первинних документів платник податків/податковий агент подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначаються:
– обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди,
– загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів),
– податкові (звітні) періоди.
Дані та показники податкової звітності платника податків/податкового агента за податкові (звітні) періоди, зазначені у повідомленні, не можуть бути піддані сумніву лише на підставі відсутності первинних документів.
Подане повідомлення є також підставою для збереження витрат (включаючи витрати у зв’язку з придбанням цінних паперів/корпоративних прав) та/або від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток (включаючи від’ємний фінансовий результат за операціями з цінними паперами/корпоративними правами), та/або податкового кредиту з податку на додану вартість, та/або суми від’ємного значення податку на додану вартість минулих податкових (звітних) періодів без наявності договірних, розрахункових, платіжних та інших первинних документів, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку.
Якщо після подання повідомлення про неможливість вивезення первинних документів платнику податків/податковому агенту стане відомо про втрату таких документів, такий платник податків/податковий агент зобов’язаний подати до контролюючого органу повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати.
Платники податків/податкові агенти, які подали повідомлення про втрату первинних документів відповідно до п. п. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ, не підлягають перевірці контролюючим органом щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у тому числі після завершення дії воєнного стану.